Tietosuojaseloste Raision työkyvyn tuen järjestelmä

Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Konsernipalveluyksikkö

Palvelualue 

Henkilöstöpalvelut

Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Kaupunginjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Henkilöstöjohtaja, henkilöstöasiantuntija ja henkilöstösuunnittelija

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

Tietoja käytetään työterveyden työkyvyn varhaisen tuen mallin toteuttamiseen.

Rekisterin tietosisältö

Työntekijästä rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
• Etunimi ja sukunimi
• Puhelinnumero (mikäli saatavilla)
• Sairauspoissaolojaksot ja sairauspoissaolojen yhteenlasketut määrät tarkastelujaksolla
• Työntekijän organisaatio
• Vastuuhenkilö (eli lähiesihenkilö) ja ylempi vastuuhenkilö (eli lähiesihenkilön esihenkilö tai muu nimetty henkilö)
• Varhaisen tuen suunnitellut ja toteutuneet tapahtumat

Esihenkilöön rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
• Etunimi ja sukunimi
• Sähköpostiosoite

Työterveysneuvottelun muistio tai vastaava

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan Raision kaupungin palkkahallinnon järjestelmästä. Lisäksi rekisteriin kertyy tukipolkutietoa työkyvyn tuen järjestelmästä.

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

Rekisterin tietoja luovutetaan työkyvyn tuen järjestelmän toimittajayritykselle (Pihlajalinna Oyj). Pihlajalinna toimii henkilötietojen käsittelijänä, joka käsittelee henkilötietoja yrityksen puolesta ja lukuun.

Luovutus, tiedot

Varhaisen tuen suunnittelu ja toteutuneet tapahtumat.

Luovutus, peruste

Tuetaan Raision kaupungin varhaisen tuen mallin toteutusta.

Työterveyshuoltolaki 1383/2001
Työturvallisuuslaki 738/2002

Luovutus, luovutustapa

Sähköinen

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Raision työkyvyn tuen järjestelmän järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset tunnukset. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Tietoja säilytetään 2 vuotta palvelussuhteen päättymisestä.

Henkilörekisteriseloste laadittu 8.11.2021

Henkilörekisteriseloste päivitetty 20.3.2023