Tietosuojaseloste opetuksen ja koulutuksen valtakunnallinen tietovaranto

Raision kaupunki

Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Sivistys- ja vapaa-aikatoimiala

Palvelualue 

Varhaiskasvatus- ja esiopetuspalvelut, perusopetus, lukio, Raisio-opisto

Rekisterinpitäjä

Yhteisrekisterinpitäjinä: Raision kaupunki ja Opetushallitus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Opetushallitus. PL 380 (Hakaniemenranta 6)0, 00531 Helsinki, puh. 029 533 1000 (keskus), kirjaamo(at)oph.fi Raision kaupunki, PL 100 (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Opetushallitus: yksikön päällikkö Jukka Kohtanen. Raision kaupunki: sivistysjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Sivistysjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo@raisio.fi

Tietosuojavastaava

Opetushallitus tietosuojavastaava Jyrki Tuohela ja Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Opetushallitus, PL 380 (Hakaniemenranta 6), 00531 Helsinki, tietosuoja(at)oph.fi, puhelin 029 533 1000 (vaihde) Raision kaupunki, Konsernipalveluyksikkö, Tietosuojavastaava, PL 100 (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Linkki ulkoiseen dokumentaatioon

Koski-palvelun tietosuojaseloste kokonaisuudessaan

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

Opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon tallennettuja perusopetuslaissa tarkoitettua opetusta, lukiolaissa tarkoitettua koulutusta, ammatillisesta koulutuksesta annetussa laissa tarkoitettua koulutusta, tutkintokoulutukseen valmentavasta koulutuksesta annetussa laissa tarkoitettua koulutusta ja vapaasta sivistystyöstä annetussa laissa tarkoitettua koulutusta koskevia tietoja käytetään henkilön hakeutuessa koulutukseen, koulutuksen aikana, työelämässä sekä henkilön hakiessa koulutukseen liittyviä etuisuuksia.

Tietovarantoon tallennettuja tietoja käytetään lisäksi myönnettäessä opetuksen ja koulutuksen rahoitusta siten kuin opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetussa laissa (1705/2009) säädetään.

Tietoja voidaan käyttää myös muiden viranomaisten hoitaessa sellaisia lakisääteisiä tehtäviä, joissa tarvitaan tietovarantoon tallennettuja tietoja.

Tietovarantoon tallennettuja tietoja voidaan käyttää lisäksi koulutuksen arvioinnissa, tilastoinnissa ja seurannassa. KOSKI- palvelun käytöstä syntyy lisäksi lokitietoa sekä käyttäjähallintatietoa, joiden perusteella käyttäjä voi olla tunnistettavissa. Tietoja voidaan käyttää tietovarannon käytön valvonnassa ja häiriötilanteiden selvittämisessä.

Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 4-9§ EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c ja 1e-kohdat / EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1a -kohta (suostumus).

Rekisterin tietosisältö

Opetuksen ja koulutuksen tietovarantoon tallennetaan tietoja seuraavista opiskeluoikeuksista:

Esiopetuksessa opiskelu

- Perusopetukseen valmistavassa opetuksessa opiskelu

- Perusopetuksen lisäopetuksessa opiskelu

Perusopetuksessa opiskelu



- Aikuisten perusopetuksessa opiskelu

- Ammatillisessa koulutuksessa opiskelu

- IB-tutkinnossa opiskelu Suomessa

- Lukioon valmistavassa koulutuksessa (LUVA) opiskelu

Lukiokoulutuksessa opiskelu



- DIA-tutkinnossa opiskelu Suomessa

- International School-opetussuunnitelman mukaan opiskelu Suomessa.

Vapaan sivistystyön koulutuksissa opiskelu



- kansanopistojen järjestämässä kotoutumiskoulutuksen opetussuunnitelman perusteiden mukaisessa, oppivelvollisille suunnatussa koulutuksessa opiskelu

- kansanopistojen järjestämässä oppivelvollisille suunnatussa vapaan sivistystyön koulutuksessa opiskelu

- kansanopistojen järjestämässä vapaan sivistystyön lukutaitokoulutuksen opetussuunnitelman suosituksen mukaisessa oppivelvollisille suunnatussa koulutuksessa opiskelu

- vapaatavoitteisen vapaan sivistystyön koulutuksessa opiskelu, niissä tilanteissa, joissa oppilaitoksen ylläpitäjä on päättänyt tarjota tietovarantoon tallentamista koulutukseen osallistuville opiskelijoille ja opiskelija suostuu tietojen tallentamiseen

- Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksesta annetun lain 8 §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitetusta jatkuvaan oppimiseen suunnatusta vapaan sivistystyön koulutuksessa opiskelu

Tutkintokoulutukseen valmentavassa koulutuksessa opiskelu



- Helsingin eurooppalaisessa koulussa opiskelu

- Taiteen perusopetuksessa opiskelu, niissä tilanteissa, joissa koulutuksen järjestäjä on päättänyt tarjota tietovarantoon tallentamista koulutukseen osallistuville opiskelijoille ja opiskelija suostuu tietojen tallentamiseen

Koski-tietovarannon tietoluettelo kokonaisuudessaan

Rekisteriin on alettu tallentamaan tietoja oppijoista ja opiskeluoikeuksista pääsääntöisesti 1.1.2018 alkaen. Valmistuneet ammatilliset perustutkinnot on tallennettu 1.1.2017 alkaen. Muun ammatillisen koulutuksen opiskeluoikeudet on tallennettu 1.1.2019 alkaen. Kunnallisen varhaiskasvatustoimijan esiopetuksen opiskeluoikeudet on tallennettu rekisteriin 1.1.2019 alkaen ja yksityisen varhaiskasvatustoimijan esiopetuksen opiskeluoikeudet 1.1.2020 alkaen. Vapaan sivistystyön opiskeluoikeudet on tallennettu 1.8.2021 alkaen. Tutkintokoulutukseen valmentavan koulutuksen opiskeluoikeudet on tallennettu 1.8.2022 alkaen. Helsingin eurooppalaisen koulun opiskeluoikeudet, taiteen perusopetuksen opiskeluoikeudet sekä vapaassa sivistystyössä järjestettyä jatkuvaan oppimiseen suunnattua koulutusta koskevat tiedot on tallennettu tietovarantoon 1.1.2023 alkaen. Jatkuvaa oppimista koskevat valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 9 a ja 27 c §:ssä tarkoitetut vuodelle 2022 kohdentuvat tiedot on tallennettu kuitenkin takautuvasti viimeistään 30 päivänä huhtikuuta 2023.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan lain perusteella (laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017) seuraavista rekistereistä ja tietovarannoista:

- oppijanumerorekisteri, jonka rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

Opetushallitus päättää tietojen luovuttamisesta tietovarannosta ja vastaa luovutuksen lainmukaisuudesta.

Opetushallitus voi tuottaa tietovarannosta opetuksen ja koulutuksen arvioinnin, tutkimuksen, kehittämisen, tilastoinnin ja muun seurannan sekä ohjauksen ja rahoituksen edellyttämiä tietoaineistoja.

Opetuksen ja koulutuksen valtakunnallisen tietovarannon 10 §:n 2 momentissa säädettyä ei sovelleta 9 d ja 9 e §:ssä tarkoitettuihin tietoihin. Kyseisen lain 9 §:n 2–4 momentissa tarkoitettujen tietojen luovuttamisesta tietovarannosta säädetään ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 109 a §:ssä.

Tällä hetkellä käytössä olevat tietojen luovutukset

 

Luovutus, tiedot

Tällä hetkellä käytössä olevat tietojen luovutukset

KOSKI-palvelun kautta tietoja ei luovuteta suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Luovutus, peruste

Tällä hetkellä käytössä olevat tietojen luovutukset ja perusteet

Luovutus, luovutustapa

Tällä hetkellä käytössä olevat tietojen luovutukset

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Opetuksen ja koulutuksen valtakunnallisen tietovarannon järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus on enintään vuoden voimassa, jonka jälkeen käyttöoikeutta haetaan uudestaan tarpeen mukaan. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Tietovarantoon tallennettavat tiedot säilytetään pysyvästi.

Opintojen väliaikaista keskeytymistä koskevat sekä opetuksen ja koulutuksen rahoituksen myöntämistä varten tallennetut tiedot mukaan lukien erityiset henkilötiedot säilytetään kuitenkin ainoastaan viisi vuotta opintojen päättymisestä tai tutkinnon suorittamisesta. Opiskeluoikeuden oppivelvollisuuslain mukaista maksuttomuutta koskevat tiedot säilytetään viisi vuotta sen jälkeen, kun oikeus maksuttomaan koulutukseen on päättynyt.

Asiakirjat, joiden säilytysaika on päättynyt, hävitetään järjestelmästä vuosittain.

Henkilörekisteriseloste laadittu 21.3.2023