Tietosuojaseloste kilpailutusjärjestelmä
Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä
Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla
Toimiala
Konsernipalveluyksikkö
Palvelualue
Päätöksentekopalvelut
Rekisterinpitäjä
Kaupunginhallitus
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi
Rekisterinpitäjän edustaja
Kaupunginjohtaja
Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi
Kaupunginlakimies
Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot
Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 44 797 2259, kirjaamo(at)raisio.fi
Tietosuojavastaava
Raision kaupungin tietosuojavastaava
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi
Rekisterin muoto
Sähköinen
Oikeusperuste
Lakiperuste
Rekisterin käyttötarkoitus
Hankintamenettelyn toteuttaminen ja siihen sisältyvät tiedot.
Rekisterin tietosisältö
Henkilötiedot, jotka on kerätty ja jotka liittyvät asiakkaan liiketoimintaan, etenkin julkisten hankintojen suunnitteluun ja järjestämiseen sekä hankinta- ja muihin sopimuksiin, ja/tai muihin toimintoihin, sekä Toimittajan tarjoamiin palveluihin.
- Asiakastiedot, kuten nimi, titteli, organisaatio, osoite, puhelin- ja matkapuhelinnumerot, sähköpostiosoite, palvelujen käyttöhistoria ja -tiedot.
- Tarjoajan (ehdokkaan), yritysasiakkaan ja sopimustoimittajan tiedot, kuten nimi, titteli, organisaatio, osoite, puhelin- ja matkapuhelinnumerot, sähköpostiosoite, palvelujen käyttöhistoria ja -tiedot.
- Viranomaistiedot ehdokkaasta/tarjoajasta kuten velvoitteidenhoitoselvityksellä saadut tiedot, ml. tarjoajan vastuuhenkilöiden tiedot, tarjoajan ESPD-lomakkeella annettujen vastausten perusteella.
- Taloudelliset tiedot ja transaktiotiedot, kuten maksut, hankinnat, sopimukset, pankkitilinumero, maksutransaktiotiedot, luottokorttinumero.
- Työntekijä- ja henkilöstötiedot, mukaan lukien tarjoajien ja ehdokkaiden palveluksessa olevien henkilötiedot, kuten nimi, osoitteet, yhteystiedot, syntymäaika ja tiedot liittyen rekisteröidyn työsuhteeseen.
- IT-hallintatiedot, kuten laitteistojen tiedot liittyen tuotettuihin palveluihin, mukaan lukien tekniset tunnisteet, käyttäjänimet, sijainti, yhteystiedot, viestintätiedot ja metadata, ja tekniset tapahtumat, jotka liittyvät tarjottuihin palveluihin mukaan lukien järjestelmä- ja sovelluslokitiedot.
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Hankintojen kilpailutukseen osallistujat.
Henkilötietojen luovutus
Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti
Luovutus, mihin
Julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilma (hankintailmoitukset.fi)
Luovutus, tiedot
Hankinnan mahdolliset yhteystiedot
Luovutus, peruste
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 62 § Sähköinen tietojenvaihto hankintamenettelyssä.
Luovutus, luovutustapa
Sähköinen rajapinta
Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin tekniset suojaukset
Järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Tietoliikenne on salattu (SSL), keskitetty käyttäjien tunnistaminen (Azure AD, SSO) ja moninkertainen tunnistautuminen ei-luotetuista verkoista (MFA).
https://cloudia.com/fi/sertifikaatit-turvallisuus/
Rekisterin toiminnalliset suojaukset
Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin.
Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste
Hankintamenettelyn eri vaiheisiin sekä niitä koskeviin ratkaisuihin liittyvien asiakirjojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.