Tietosuojaseloste kilpailutusjärjestelmä

Raision kaupunki

Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Konsernipalveluyksikkö

 

Palvelualue 

Päätöksentekopalvelut

Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus



Rekisterinpitäjän yhteystiedot



Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi



Rekisterinpitäjän edustaja

Kaupunginjohtaja



Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Kaupunginlakimies

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 44 797 2259, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Rekisterin käyttötarkoitus

Hankintamenettelyn toteuttaminen ja siihen sisältyvät tiedot.

Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot, jotka on kerätty ja jotka liittyvät asiakkaan liiketoimintaan, etenkin julkisten hankintojen suunnitteluun ja järjestämiseen sekä hankinta- ja muihin sopimuksiin, ja/tai muihin toimintoihin, sekä Toimittajan tarjoamiin palveluihin.

- Asiakastiedot, kuten nimi, titteli, organisaatio, osoite, puhelin- ja matkapuhelinnumerot, sähköpostiosoite, palvelujen käyttöhistoria ja -tiedot.

- Tarjoajan (ehdokkaan), yritysasiakkaan ja sopimustoimittajan tiedot, kuten nimi, titteli, organisaatio, osoite, puhelin- ja matkapuhelinnumerot, sähköpostiosoite, palvelujen käyttöhistoria ja -tiedot.

- Viranomaistiedot ehdokkaasta/tarjoajasta kuten velvoitteidenhoitoselvityksellä saadut tiedot, ml. tarjoajan vastuuhenkilöiden tiedot, tarjoajan ESPD-lomakkeella annettujen vastausten perusteella.

- Taloudelliset tiedot ja transaktiotiedot, kuten maksut, hankinnat, sopimukset, pankkitilinumero, maksutransaktiotiedot, luottokorttinumero.

- Työntekijä- ja henkilöstötiedot, mukaan lukien tarjoajien ja ehdokkaiden palveluksessa olevien henkilötiedot, kuten nimi, osoitteet, yhteystiedot, syntymäaika ja tiedot liittyen rekisteröidyn työsuhteeseen.

- IT-hallintatiedot, kuten laitteistojen tiedot liittyen tuotettuihin palveluihin, mukaan lukien tekniset tunnisteet, käyttäjänimet, sijainti, yhteystiedot, viestintätiedot ja metadata, ja tekniset tapahtumat, jotka liittyvät tarjottuihin palveluihin mukaan lukien järjestelmä- ja sovelluslokitiedot.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Hankintojen kilpailutukseen osallistujat.

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

Julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilma (hankintailmoitukset.fi)

Luovutus, tiedot

Hankinnan mahdolliset yhteystiedot

Luovutus, peruste

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 62 § Sähköinen tietojenvaihto hankintamenettelyssä.

Luovutus, luovutustapa

Sähköinen rajapinta

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Tietoliikenne on salattu (SSL), keskitetty käyttäjien tunnistaminen (Azure AD, SSO) ja moninkertainen tunnistautuminen ei-luotetuista verkoista (MFA).

https://cloudia.com/fi/sertifikaatit-turvallisuus/

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Hankintamenettelyn eri vaiheisiin sekä niitä koskeviin ratkaisuihin liittyvien asiakirjojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Henkilörekisteriseloste laadittu 23.9.2020

Henkilörekisteriseloste päivitetty 10.3.2023