Tietosuojaseloste asianhallintarekisteri
Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä
Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla
Toimiala
Konsernipalveluyksikkö
Palvelualue
Päätöksentekopalvelut
Rekisterinpitäjä
Kaupunginhallitus
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi
Rekisterinpitäjän edustaja
Kaupunginjohtaja
Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi
Tiedonhallinta-asiantuntija
Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot
Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi
Tietosuojavastaava
Raision kaupungin tietosuojavastaava
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi
Rekisterin muoto
Sähköinen ja manuaalinen
Oikeusperuste
Lakiperuste
Yleinen etu
Sopimus
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin (asianhallintajärjestelmän) avulla hoidetaan vireille tulevien hallintoasioiden kirjaaminen ja käsittelyn seuranta (diaari) sekä kokousasioiden ja viranhaltijapäätösten sähköinen valmistelu ja päätöksenteko. Rekisteriin kirjataan myös täytäntöönpanoon liittyvät toimenpiteet. Järjestelmällä hallitaan myös asioihin liittyvät asiakirjat, jotka liitetään järjestelmään sähköisesti. Vaikka asiakirjat viedään sähköiseen muotoon järjestelmään, säilytetään ne myös paperimuodossa.
Järjestelmään sisältyy sähköinen allekirjoituspalvelu.
Järjestelmään sisältyy sähköinen kokousjärjestelmä, joka mahdollistaa mm. läsnäolotietojen ilmoittamisen, puheenvuoropyynnöt ja sähköiset vastaesitykset. Kokouspalvelussa on myös ns. ennakkoäänestys eli kuntalain sähköinen päätöksentekomenettely.
Järjestelmään sisältyy sopimushallintarekisteri, jolla hallitaan kaupungin sopimuksia. Sopimukset rekisteröidään järjestelmään.
Järjestelmään sisältyy yhteystietorekisteri.
Järjestelmään merkitään asioiden vireillepanijoiden, asiakirjojen lähettäjien, ja niiden, joille asiakirjoja lähetetään tiedoksi sekä sopimusosapuolten henkilötiedot. Järjestelmän rekisterissä on myös tiedot järjestelmän käyttäjistä ja luottamushenkilöistä.
Rekisterin tietosisältö
Järjestelmään tallennetaan
Asioiden vireillepanijat, asiakirjojen lähettäjät tai tiedoksisaajat sekä sopimusosapuolet:
- nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelin
Järjestelmän käyttäjä:
- nimi, nimeke, työsähköpostiosoite, työosoite, (työpuhelinnumero)
Luottamushenkilö:
- nimi, sähköposti (raisio.fi)
Allekirjoituspalvelussa allekirjoitetusta asiakirjasta palautuu kaksi tiedostoversiota, joista toinen sisältää allekirjoittajan sähköisen asiointitunnuksen tai henkilötunnuksen. Tämä tiedostoversio on vain pääkäyttäjien käytettävissä.
Yhteystietorekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja luottamushenkilöistä: sukunimi, etunimi, sähköpostiosoite ja luottamustoimet. Muita yhteystietorekisterissä olevia henkilötietoja esim. sopimuskumppaneiden, yritysten tai yhdistysten yhteyshenkilöiden osalta voivat olla: nimi, osoite, puhelinnumero, sekä sähköposti.
Lisäksi päätösasiakirjoihin (toimielin- ja viranhaltijapäätökset) sekä niihin liittyviin liiteasiakirjoihin saattaa sisältyä asiaan liittyvien henkilöiden henkilötietoja (henkilötunnus, ammatti, yhteystiedot, muita henkilötietoja). Asiakirjoihin saattaa sisältyä myös arkaluontoisia henkilötietoja (terveystiedot, sosiaalihallinnon asiakkuus).
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Asianhallintajärjestelmän tiedot kerätään saapuvista ja lähtevistä asiakirjoista sekä asioiden käsittelytiedoista. Lähteinä voivat toimia esim. asian vireillepanijat, asianosaiset, yhteistyö‐ ja sidosryhmät, luottamushenkilöt tai muut viranomaiset. Käyttäjähallintaan tiedot tulevat työntekijätiedoista ja luottamushenkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.
Henkilötietojen luovutus
Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti
Luovutus, mihin
Raision kaupungin julkiset esityslistat, pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ja kuulutukset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla ja ovat siten kaikkien saatavilla. Henkilötiedoista julkaistaan ainoastaan tiedoksiantotarkoituksessa tai tiedottamisvelvollisuuden kannalta välttämättömät henkilötiedot ja vain tarvittavaksi ajaksi. Nämä tiedot ovat saatavilla myös EU‐ ja ETA‐alueen ulkopuolelle.
Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa tapauskohtaisesti, esimerkiksi asianosaisille, muille viranomaisille, yhteistyötahoille ja/tai sopimuskumppaneille, siten kuin julkisuuslaissa tai muussa sovellettavassa lainsäädännössä säädetään.
Luovutus, tiedot
Raision kaupungin julkiset esityslistat, pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ja kuulutukset
Luovutus, peruste
Lakiperuste Kuntalaki (410/2015), laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014) ja laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).
Luovutus, luovutustapa
Julkaistaan kaupungin verkkosivuilla
Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin tekniset suojaukset
Henkilörekisteri sijaitsee Raision kaupungin palvelinympäristössä, jonka fyysinen hallinnointi on ulkoistettu Kuntien Tiera Oy:lle. Palvelinympäristö ja päätelaitteet ovat osa Raision kaupungin tietoverkkoa, joka on suojattu palomuurilla, keskitetyllä haittaohjelmien torjunnalla sekä keskitetyllä käyttäjätunnistuksella. Raision kaupungin tietoverkko on sisäisesti jaoteltu siten, että tietoliikenneyhteyden muodostaminen henkilörekisteriin on mahdollista vain henkilörekisteriä käyttävien toimialueiden päätelaitteista. Palvelinympäristöstä otetaan säännöllisesti varmuuskopio.
Paperisena säilytettävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.
Rekisterin toiminnalliset suojaukset
Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.
Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste
Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Pysyvästi säilytetään Kansallisarkiston päätöksen (KA/158/43/01) mukaiset asiakirjat: mm. toimielinpäätökset, osa viranhaltijapäätöksistä sekä suurin osa asioiden käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista ja sopimuksista.