Tietosuojaseloste liikuntapalveluiden asiakasrekisteri
Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä
Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla
Toimiala
Sivistys- ja vapaa-aikatoimiala
Palvelualue
Liikunta- ja nuorisopalvelut
Rekisterinpitäjä
Vapaa-aikalautakunta
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi
Rekisterinpitäjän edustaja
Sivistysjohtaja
Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi
Liikuntasuunnittelija
Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot
Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi
Tietosuojavastaava
Raision kaupungin tietosuojavastaava
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi
Rekisterin muoto
Sähköinen ja manuaalinen
Oikeusperuste
Suostumus
Rekisterin käyttötarkoitus
Liikuntalain (390/2015) mukaisesti Raision liikunta- ja nuorisopalvelut luo edellytyksiä kunnan asukkaiden terveyttä edistävälle liikunnalle esim. tuottamalla liikunnan neuvontapalveluita.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- liikuntakorttien asiakassuhteen hallinta ja tilastointi
- yksilöllisen ja ryhmien liikunnan neuvontapalveluiden ajanvarauksen ja asiakassuhteen hallinta sekä tilastointi
- saattajakortin asiakassuhteen hallinta ja tilastointi
Rekisterin tietosisältö
- osallistujan nimi, ikä/syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja terveystiedot
- mahdollisesti täysi-ikäisen osallistujan tai alaikäisen osallistujan huoltajan henkilötunnus
- alaikäisen osallistujan huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröidyltä itseltään.
Henkilötietojen luovutus
Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti
Luovutus, mihin
Liikunta- ja nuorisopalvelujen ilmoittautumista koskevan tapahtuman tai toiminnan ulkopuoliselle järjestävälle henkilökunnalle.
Luovutus, tiedot
Osallistujatiedot: etunimi ja sukunimi
Luovutus, peruste
Osallistujatiedoilla ohjaaja tarkastaa osallistujat.
Luovutus, luovutustapa
Sähköinen tai paperinen
Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin tekniset suojaukset
Liikuntapalveluiden asiakasrekisterin henkilörekisteri sijaitsee Raision kaupungin palvelinympäristössä, jonka fyysinen hallinnointi on ulkoistettu Kuntien Tiera Oy:lle. Palvelinympäristö ja päätelaitteet ovat osa Raision kaupungin tietoverkkoa, joka on suojattu palomuurilla, keskitetyllä haittaohjelmien torjunnalla sekä keskitetyllä käyttäjätunnistuksella. Raision kaupungin tietoverkko on sisäisesti jaoteltu siten, että tietoliikenneyhteyden muodostaminen henkilörekisteriin on mahdollista vain henkilörekisteriä käyttävien toimialueiden päätelaitteista. Palvelinympäristöstä otetaan säännöllisesti varmuuskopio.
Paperisena säilytettävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.
Rekisterin toiminnalliset suojaukset
Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.
Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste
Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Tähän rekisteriin kuuluvat tiedot hävitetään heti, kun ne eivät enää ole tarpeellisia järjestelmän ja palveluiden käytön puolesta tai viimeistään kolmen vuoden kuluttua. Saattajakortin tietoja säilytetään voimassaolon päättymiseen ajankohdasta riippuen 1-5 vuotta.