Tietosuojaseloste tilojen varausrekisteri

Raision kaupunki

Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Sivistys- ja vapaa-aikatoimiala

Palvelualue 

Liikunta- ja nuorisopalvelut

Kirjasto- ja kulttuuripalvelut

Rekisterinpitäjä

Vapaa-aikalautakunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Sivistysjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Palvelusihteeri (liikunta- ja nuorisopalvelut)

Palvelusihteeri (kirjasto- ja kulttuuripalvelut)

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, Liikunta- ja nuorisopalvelut, NuoLi-palvelupiste, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 44 797 2217, kirjaamo(at)raisio.fi

Raision kaupunki, Kirjasto- ja kulttuuripalvelut, Kirjastotalo, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 44 797 1463, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen ja manuaalinen

Oikeusperuste

Suostumus

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tilojen varauksen ja asiakassuhteen hallinta.

Rekisterin tietosisältö

Järjestelmiin voidaan tallentaa rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
- henkilön nimi tai
- yhdistyksen tai toimintaryhmän nimi
- henkilötunnus tai Y-tunnus laskutusta varten
- vastuuhenkilön etu- ja sukunimi
- osoite
- laskutusosoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilö itse tai yhdistysten ja toimintaryhmien yhteyshenkilöt

Henkilötietojen luovutus

Ei luovuteta

Rekisteristä ei luovuteta tietoja suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Tilojen varausjärjestelmän toimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Varausjärjestelmän toimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Paperisena olevat tiedot säilytetään lukitussa tilassa / henkilökunnan valvonnassa.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Tilojen varausjärjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

Paperisena säilytettäviin tietoihin on pääsy vain kirjasto- ja kulttuuripalveluiden tilavarauksia käsittelevällä henkilökunnalla.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tiedot säilytetään ja hävitetään Raision kaupungin tiedonhallintasuunnitelman ja tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti asiakkuuden ajan. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Tähän rekisteriin kuuluvat tiedot hävitetään heti, kun ne eivät enää ole tarpeellisia järjestelmän ja palveluiden käytön puolesta tai viimeistään kahden vuoden kuluttua.

Henkilörekisteriseloste laadittu

2.2.2023

Henkilörekisteriseloste päivitetty

8.8.2024