Tietosuojaseloste kiinteistöasiakirjojen luonnostelupalvelun rekisteri

Raision kaupunki

Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Elinvoima- ja kilpailukykytoimiala

Palvelualue 

Maankäyttö- ja asumispalvelut

Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Kaupunginjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Maankäyttöjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Suostumus

Sopimus

Rekisterin käyttötarkoitus

Kiinteistöasiakirjojen luonnostelupalvelu on palvelu, jossa Asiakas voi laatia kiinteistön luovutuskirjoja ja kiinteistöihin liittyviä hakemuksia ja asiakirjoja kuten esim. lainhuutohakemuksia ja kiinnityshakemuksia. Asiakirjat lähetetään palvelusta Maanmittauslaitoksen ylläpitämään Kiinteistövaihdannan palveluun, jossa kiinteistökaupan osapuolet voivat antaa sähköisen hyväksyntänsä eri asiakirjoille. Asiakirjaluonnokset ja lopulliset allekirjoitusleimoilla varustetut asiakirjat tallennetaan Luonnostelupalvelun arkistoon Asiakkaan lukuun.

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan nimi, osoite, sähköpostiosoite, henkilötunnus, kiinteistötunnus, yrityksen y-tunnus, yrityksen yhteyshenkilön nimi ja allekirjoittajan nimi.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan: Kiinteistörekisteristä, asiakkaalta, Suomen Asiakastieto Oy:ltä ja Digi- ja väestötietovirastolta.

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti.

Luovutus, mihin

Maanmittauslaitoksen kiinteistövaihdannan palveluun.

Luovutus, peruste

Kiinteistörekisterilaki 392/1985 § 5

Luovutus, luovutustapa

Tiedonsiirto teknisen rajapinnan kautta.

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin tekniset suojaukset

Kiinteistöasiakirjojen luonnostelupalvelun järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Asiakirjoja säilytetään Palvelun arkistossa toistaiseksi. Hakemusten osalta tiedot poistetaan 12 kuukauden kuluttua siitä, kun asiakirjaa on viimeksi muokattu, ei kuitenkaan ennen kuin asian käsittely on loppunut viranomaisella.

Henkilörekisteriseloste laadittu 12.9.2024