Tietosuojaseloste taloushallinnon rekisteri
Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä
Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla
Toimiala
Konsernipalveluyksikkö
Palvelualue
Talouspalvelut
Rekisterinpitäjä
Kaupunginhallitus
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi
Rekisterinpitäjän edustaja
Kaupunginjohtaja
Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi
Talousjohtaja ja kirjanpitopäällikkö
Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot
Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi
Tietosuojavastaava
Raision kaupungin tietosuojavastaava
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi
Rekisterin muoto
Sähköinen ja manuaalinen
Oikeusperuste
Lakiperuste
Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu kunnan talouden ja hallinnon lakisääteisten tehtävien hoitamiseen. Taloushallinnon henkilötietorekisterit koostuvat asiakastietorekisteristä ja toimittajarekisteristä. Näitä rekistereitä käytetään osto- ja myyntireskontratoimintojen ylläpitämiseen. Kirjanpitojärjestelmään rekisteröidään kirjanpitolain (1336/1997) ja kuntalain (410/2015) edellyttämät tapahtumat.
Rekisterin tietosisältö
Taloushallinnon järjestelmiin rekisteröidään toimittajat ja asiakkaat sekä toimittaja- ja asiakaskohtaisesti osto- ja myyntilaskut, sekä niihin liittyvät maksutapahtumat. Järjestelmän avulla kirjataan tilitapahtumat kirjanpitoon sekä raportoidaan tapahtumista tarvittaessa. Rekisteröidyt ovat Raision kaupungin tavaroiden ja palvelujen toimittajia ja asiakkaita, jotka laskuttavat toimittamistaan tavaroista ja palveluista tai maksavat hankkimistaan tavaroista ja palveluista. Toimittajista ja asiakkaista rekisteröidään vain maksamisen ja laskuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot.
Rekisteri koostuu seuraavista tiedoista:
• toimittajan nimi, toimittajanumero ja osoitetiedot, toimittajan pankkitili(t), toimittajan y-tunnus
• asiakkaan yhteystiedot: asiakasnumero, nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja tilitieto, mahdolliset luvat ja suostumukset.
Taloushallinnon raportit:
- päiväkirja
- pääkirja
- myyntireskontralistat
- ostoreskontralistat
- osto- ja myyntilaskut
- tuloslaskelma ja tase
- tositelajit
- tilikartat
- nimistöt
- tilinpäätös
- poistosuunnitelma
Taloushallinnon raportit saattavat sisältää seuraavia asiakkaan henkilötietoja:
- henkilön nimi
- osoite
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin sisältämät henkilötiedot saadaan:
• Rekisteröidyltä henkilöltä itseltään
• Kunnan muista tietojärjestelmistä, joiden kautta siirtyy tietoja laskutettavista tapahtumista
• Asiakkaana olevan yrityksen tai yhteisön edustajalta
• Julkisista viranomaisrekistereistä
Henkilötietojen luovutus
Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti
Luovutus, mihin
Tietoja luovutetaan tarvittaessa perintätoimistolle.
Luovutus, tiedot
Erääntyneitä laskuja koskevat asiakas- ja laskutustiedot maksumuistutusten lähettämistä ja perintätoimenpiteitä varten.
Luovutus, peruste
Laki saatavien perinnästä 513/1999
Luovutus, luovutustapa
Sähköinen
Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin tekniset suojaukset
Taloushallinnon rekisterin järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmätoimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.
Taloushallinnon rekisterin kirjanpidon järjestelmän henkilörekisteri sijaitsee Raision kaupungin palvelinympäristössä, jonka fyysinen hallinnointi on ulkoistettu Kuntien Tiera Oy:lle. Palvelinympäristö ja päätelaitteet ovat osa Raision kaupungin tietoverkkoa, joka on suojattu palomuurilla, keskitetyllä haittaohjelmien torjunnalla sekä keskitetyllä käyttäjätunnistuksella. Raision kaupungin tietoverkko on sisäisesti jaoteltu siten, että tietoliikenneyhteyden muodostaminen henkilörekisteriin on mahdollista vain henkilörekisteriä käyttävien toimialueiden päätelaitteista. Palvelinympäristöstä otetaan säännöllisesti varmuuskopio.
Paperisena säilytettävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.
Rekisterin toiminnalliset suojaukset
Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.
Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.
Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste
Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Tietoja säilytetään asiasta riippuen 2-15 vuotta. Tilinpäätös, tilinkartta, poistosuunnitelma pysyvä säilytys (KA 158/43/2001).