Tietosuojaseloste liikuntapalveluiden asiakasrekisteri

Raision kaupunki

Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Sivistys- ja vapaa-aikatoimiala

Palvelualue 

Liikunta- ja nuorisopalvelut

Rekisterinpitäjä

Vapaa-aikalautakunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Sivistysjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Liikuntasuunnittelija

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterin muoto

Sähköinen ja manuaalinen

Oikeusperuste

Suostumus

Rekisterin käyttötarkoitus

Liikuntalain (390/2015) mukaisesti Raision liikunta- ja nuorisopalvelut luo edellytyksiä kunnan asukkaiden terveyttä edistävälle liikunnalle esim. tuottamalla liikunnan neuvontapalveluita.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

- liikuntakorttien asiakassuhteen hallinta ja tilastointi

- yksilöllisen ja ryhmien liikunnan neuvontapalveluiden ajanvarauksen ja asiakassuhteen hallinta sekä tilastointi

- saattajakortin asiakassuhteen hallinta ja tilastointi

Rekisterin tietosisältö

- osallistujan nimi, ikä/syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja terveystiedot

- mahdollisesti täysi-ikäisen osallistujan tai alaikäisen osallistujan huoltajan henkilötunnus

- alaikäisen osallistujan huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

Liikunta- ja nuorisopalvelujen ilmoittautumista koskevan tapahtuman tai toiminnan ulkopuoliselle järjestävälle henkilökunnalle.

Luovutus, tiedot

Osallistujatiedot: etunimi ja sukunimi

Luovutus, peruste

Osallistujatiedoilla ohjaaja tarkastaa osallistujat.

Luovutus, luovutustapa

Sähköinen tai paperinen

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

Liikuntapalveluiden asiakasrekisterin henkilörekisteri sijaitsee Raision kaupungin palvelinympäristössä, jonka fyysinen hallinnointi on ulkoistettu Kuntien Tiera Oy:lle. Palvelinympäristö ja päätelaitteet ovat osa Raision kaupungin tietoverkkoa, joka on suojattu palomuurilla, keskitetyllä haittaohjelmien torjunnalla sekä keskitetyllä käyttäjätunnistuksella. Raision kaupungin tietoverkko on sisäisesti jaoteltu siten, että tietoliikenneyhteyden muodostaminen henkilörekisteriin on mahdollista vain henkilörekisteriä käyttävien toimialueiden päätelaitteista. Palvelinympäristöstä otetaan säännöllisesti varmuuskopio.

Paperisena säilytettävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Tähän rekisteriin kuuluvat tiedot hävitetään heti, kun ne eivät enää ole tarpeellisia järjestelmän ja palveluiden käytön puolesta tai viimeistään kolmen vuoden kuluttua. Saattajakortin tietoja säilytetään voimassaolon päättymiseen ajankohdasta riippuen 1-5 vuotta.

Henkilörekisteriseloste laadittu 19.4.2023