Tietosuojaseloste tilojen varausrekisteri
Raision kaupunki
Seloste henkilötietojen käsittelystä
Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla
Toimiala
Sivistys- ja vapaa-aikatoimiala
Palvelualue
Liikunta- ja nuorisopalvelut
Kirjasto- ja kulttuuripalvelut
Rekisterinpitäjä
Vapaa-aikalautakunta
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi
Rekisterinpitäjän edustaja
Sivistysjohtaja
Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi
Palvelusihteeri (liikunta- ja nuorisopalvelut)
Palvelusihteeri (kirjasto- ja kulttuuripalvelut)
Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot
Raision kaupunki, Liikunta- ja nuorisopalvelut, NuoLi-palvelupiste, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 44 797 2217, kirjaamo(at)raisio.fi
Raision kaupunki, Kirjasto- ja kulttuuripalvelut, Kirjastotalo, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 44 797 1463, kirjaamo(at)raisio.fi
Tietosuojavastaava
Raision kaupungin tietosuojavastaava
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi
Rekisterin muoto
Sähköinen ja manuaalinen
Oikeusperuste
Suostumus
Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tilojen varauksen ja asiakassuhteen hallinta.
Rekisterin tietosisältö
Järjestelmiin voidaan tallentaa rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
- henkilön nimi tai
- yhdistyksen tai toimintaryhmän nimi
- henkilötunnus tai Y-tunnus laskutusta varten
- vastuuhenkilön etu- ja sukunimi
- osoite
- laskutusosoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Henkilö itse tai yhdistysten ja toimintaryhmien yhteyshenkilöt
Henkilötietojen luovutus
Ei luovuteta
Rekisteristä ei luovuteta tietoja suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.
Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin tekniset suojaukset
Tilojen varausjärjestelmän toimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Varausjärjestelmän toimittaja ylläpitää järjestelmää sekä huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. Henkilörekisteri toimii Saas-palveluna ja sijaitsee järjestelmätoimittajan palvelinympäristössä.
Paperisena olevat tiedot säilytetään lukitussa tilassa / henkilökunnan valvonnassa.
Rekisterin toiminnalliset suojaukset
Tilojen varausjärjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.
Paperisena säilytettäviin tietoihin on pääsy vain kirjasto- ja kulttuuripalveluiden tilavarauksia käsittelevällä henkilökunnalla.
Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste
Tiedot säilytetään ja hävitetään Raision kaupungin tiedonhallintasuunnitelman ja tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti asiakkuuden ajan. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Tähän rekisteriin kuuluvat tiedot hävitetään heti, kun ne eivät enää ole tarpeellisia järjestelmän ja palveluiden käytön puolesta tai viimeistään kahden vuoden kuluttua.
Henkilörekisteriseloste laadittu
2.2.2023
Henkilörekisteriseloste päivitetty
8.8.2024