Tietosuojaseloste kotoutumispalveluiden asiakkuudenhallintajärjestelmä

Raision kaupunki

Seloste henkilötietojen käsittelystä

Tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

Toimiala

Elinvoima- ja kilpailukykytoimiala

Palvelualue 

Yritys- ja työllisyyspalvelut

Rekisterinpitäjä

Yhteisrekisterinpitäjinä: Raision kaupunki (kaupunginhallitus) ja KEHA-keskus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Kaupunginjohtaja

Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi

Työllisyyspalvelupäällikkö

Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

Raision kaupunki, PL 100, (Nallinkatu 2), 21201 Raisio, puh. +358 2 434 3111, kirjaamo(at)raisio.fi

Tietosuojavastaava

Raision kaupungin tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava, Raision kaupunki / Konsernipalveluyksikkö, PL 100, 21201 Raisio, kirjaamo(at)raisio.fi

Linkki ulkoiseen dokumentaatioon

KEHA-keskuksen tietosuojaselosteet

Rekisterin muoto

Sähköinen

Oikeusperuste

Lakiperuste

Suostumus

Rekisterin käyttötarkoitus

Laki kotoutumisen edistämisestä 72 § Asiakastietojen käsittelytarkoitukset Maahanmuuttajien ja kotoutuja-asiakkaiden tietoja saadaan käsitellä: 

1) tässä laissa tarkoitettujen palvelujen ja tehtävien järjestämiseen ja tuottamiseen; 

2) 1 kohdassa tarkoitettuja tehtäviä koskevaan valvontaan, kehittämiseen, seurantaan, arviointiin, ennakointiin ja ohjaukseen; ja 

3) 1 kohdassa tarkoitettuja tehtäviä koskevaa tilastointia ja tiedolla johtamista varten.

Rekisterin tietosisältö

Laki kotoutumisen edistämisestä 73 § Seuraavia henkilöasiakkaan tietoja saadaan käsitellä: 

1) henkilötunnus; 

2) nimi ja yhteystiedot; 

3) oleskelulupahakemusta ja -päätöstä koskevat tiedot; 

4) asiointikieli, tulkin järjestämistarve ja muut asioinnin järjestämistä koskevat tiedot; 

5) tiedot koulutuksesta, työhistoriasta ja ammatillisesta osaamisesta sekä muut osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen tai monialaisen osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arvioinnin pohjaksi selvitettävät tiedot; 

6) osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arviointia tai monialaista osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arviointia koskevat tiedot, kotoutumissuunnitelman tai monialaisen kotoutumissuunnitelman sekä muiden suunnitelmien palvelusisältö ja kesto sekä suunnitelmien toteuttamista koskevat tiedot; 

7) tiedot kotoutumista edistävistä palveluista ja kielitaidon päättötestauksesta sekä jatko-ohjauksesta muihin palveluihin; 

8) sellaiset terveydentilaa sekä työ- ja toimintakykyä koskevat tiedot ja arviot, joilla on vaikutusta henkilön kotoutumiseen ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi hänelle; 

9) 43 §:ssä tarkoitettua kuntaan ohjaamista koskevat tiedot; ja 

10) 8 luvussa tarkoitettuja korvauksia koskevat tiedot.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan rekisteriin rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja niitä kertyy rekisteriin eri palvelutilanteissa esimerkiksi henkilöasiakkaan asioidessa verkkoasiointipalvelussa, puhelimessa, suojatulla sähköpostilla ja paikan päällä. 

Tietoja voidaan saada myös luovutuksina muilta viranomaisilta sekä palveluntuottajilta kotoutumisen edistämisestä annetun lain 84–86 §:n nojalla.

Henkilötietojen luovutus

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti

Luovutus, mihin

Raision kaupunki voi luovuttaa asiakkaan tietoja muille viranomaisille kotoutumisen edistämisestä annetun lain 85–86 §:n nojalla. Kotoutumisen edistämisestä annetun lain 2 luvussa tarkoitettuja palveluita tuottavalla julkisella tai yksityisellä oppilaitoksella tai muulla palveluntuottajalla, jonka asiakkaaksi kotoutuja-asiakas ohjataan kotoutumissuunnitelman mukaisesti, on oikeus saada maksutta ja salassapitosäännösten estämättä kunnalta, työvoimaviranomaiselta ja edeltäviltä palveluntuottajilta 2 luvussa tarkoitettujen tehtävien hoitamiseksi seuraavat kotoutuja-asiakasta, hänen kotoutumissuunnitelmaansa ja palvelutarvettaan koskevat tiedot.

Luovutus, tiedot

Muille viranomaisille asiakastietoja luovutetaan, jos tietojen luovuttamisesta on säädetty laissa tai tietojen luovuttamiseen on asiakkaan suostumus. Luovutettavan tiedon sisältö määräytyy tietopyynnön tehneen viranomaisen tiedonsaantioikeuden perusteella. Palveluntuottajille voidaan luovuttaa seuraavat tiedot: 

1) nimet; 

2) syntymäaika ja -paikka; 

3) henkilötunnus; 

4) äidinkieli; 

5) asiointikieli; 

6) kansalaisuus tai kansalaisuudettomuus ja kansallisuus; 

7) koti- ja asuinpaikka; 

8) yhteystiedot; 

9) virkailijan nimi; 

10) kotoutumissuunnitelman laatimispäivä ja voimassaolo; 

11) merkitty koulutussuositus ja muut osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arvioinnissa esiin tulleet koulutukseen liittyvät kartoitukset; 

12) kielitaidon lähtötason testauksen tulos; 

13) aiemmin suoritettu koulutus tai tutkinto; 

14) aiempi ammatti tai työkokemus; 

15) asiakkaan tavoiteammatti; 

16) mahdollisen aiemman kotoutumista edistävän koulutuksen tai opintojen opintosuunnitelma ja arvio sen toteutumisesta; 

17) mahdollisessa aiemmassa kotoutumista edistävässä koulutuksessa tai opinnoissa sovitut toimenpiteet ja tavoitteet jatkosta; ja

18) muut kuin 1–17 kohdassa tarkoitetut opetukseen tai palveluun osallistumisen kannalta välttämättömät tiedot.

Luovutus, peruste

Laki kotoutumisen edistämisestä 681/2023.

Luovutus, luovutustapa

Sähköinen tai muu tietoturvallinen tapa.

Henkilötietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tekniset suojaukset

KEHA-keskus vastaa rekisterin teknisestä suojauksesta.
Raision kaupunki vastaa käyttäjien laitteiden ja kaupungin tietoliikenteen tietoturvasta.

Rekisterin toiminnalliset suojaukset

Järjestelmää käyttävät vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy salassa pidettäviin tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistuu käyttäjätunnus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjiä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja peruste

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.
Osan asiakastiedoista Kansallisarkisto voi määrätä arkistolain (831/1994) mukaisesti pysyvään säilytykseen. Pysyvään säilytykseen määrätyt tiedot siirretään säilytettäväksi Kansallisarkistoon asiakastietojärjestelmästä poiston jälkeen.

Henkilörekisteriseloste laadittu 6.5.2025